szkolenia.mielno.pl

1.

Ryzyko związane z płatnościami za dostarczone towary lub świadczone usługi.

Na początku lat 90 – tych znaczna część transakcji zawieranych z nowo powstałymi firmami kończyła się brakiem zapłaty. Z tego okresu pochodzi między innymi wiele nie wyegzekwowanych wyroków sądowych. Przedsiębiorstwa państwowe zalegały ze spłatami ze względu na gwałtownie kurczące się rynki zbytu, natomiast wiele nowych firm po krótkim okresie funkcjonowania likwidowało swoją działalność, pozostawiając nieuregulowane należności.

Aktualnie sytuacja płatności zobowiązań gospodarczych wciąż pozostawia wiele do życzenia. Wymogi prawne zobowiązują przedsiębiorców do rozliczania większości transakcji handlowych w formie bezgotówkowej. Ponadto reguły gospodarki wolnorynkowej wymuszają na przedsiębiorcach stosowanie coraz dłuższych terminów płatności. Takie formy rozliczeń sprzyjają powstawaniu nieure-gulowanych należności.

a. Zarządzanie ryzykiem finansowym jako nowy styl zarządzania.

W nowoczesnych modelach zarządzania preferuje się podejście parametryczne, poprzez zarzą-dzanie efektywnością. Można powiedzieć, że w chwili obecnej w naszym kraju osoba lub osoby zarzą-dzające są rozliczane skrupulatnie z wyników swojej działalności. Trudno wyobrazić sobie miernik równie skuteczny, jak efekty finansowe. Osiąganie określonych efektów nie może obyć się bez odpo-wiednich miar ryzyka z tym związanych.

Silna i aktywna konkurencja wymusza podejmowanie działań ryzykownych lub na pograniczu ry-zyka. Wiele z pozoru prostych i jasnych umów okazuje się na etapie spełniania zobowiązań problema-tycznymi transakcjami o bliżej nieokreślonym terminie płatności, który z dnia na dzień się oddala. Nikt nie jest w stanie w obiektywny sposób stwierdzić, że raz zaciągnięte zobowiązanie na pewno zostanie spełnione i dodatkowo we właściwym terminie. Istnieje tak wiele potencjalnych zagrożeń leżących po stronie kontrahenta ( takich jak: utrata płynności finansowej, upadłość, załamanie się rynków zbytu, a nawet zwykłe oszustwo czy wyłudzenie ), że mówienie o obiektywnej pewności na wolnym rynku przy-pomina stare porównanie prawdy obiektywnej do widnokręgu lub komunizmu, które mają jedną wspól-ną cechę – w miarę postępów się oddalają.

Każdy podmiot na rynku narażony jest na ryzyko finansowe. Można jednak tym ryzykiem sku-tecznie zarządzać. Ryzyko wpływa na zdolności firm do przetrwania na rynku, do utrzymania swojej reputacji, pozycji, do skutecznej walki konkurencyjnej, do utrzymania jakości. Przedsiębiorstwo jest na rynku pełnym zagrożeń i tylko ten, kto potrafi skutecznie je omijać jest skazany na sukces. Dlatego powstaje tak wiele produktów, które pozwalają skutecznie niwelować negatywne skutki opóźnień lub braku płatności. Są one narzędziem w walce o utrzymanie ryzyka na określonym poziomie.

b. Wyznaczenie celu – zmniejszenia ujemnych skutków opóźnień / braku płatno-ści.

Ustalenie celów umożliwia identyfikację przeszkód stojących na drodze do ich osiągnięcia. Za-zwyczaj cele operacyjne są związane z wynikami działalności oraz z zyskownością. Musimy się zatem zastanowić, jak transakcje z kontrahentami wpływają na stan finansów przedsiębiorstwa. Jeżeli powo-dują osiąganie niekorzystnych lub niższych od założonych wyników finansowych, to sygnał, że należy zbadać tego przyczyny i wyznaczyć ryzyka, które powinny zostać wyeliminowane.



c. Osiągnięcie celu – skrócenie cyklu rozliczeniowego.

Cykl rozliczeniowy w naturalny sposób wpływa na płynność finansową przedsiębiorstwa. Jego wydłużenie powoduje negatywne skutki w sferze kapitału obrotowego firmy oraz przynosi realne straty. Dlatego korzystanie z narzędzi skutecznego dochodzenia należności lub alternatywnych źródeł finan-sowania jest formą reakcji w celu skutecznego wyeliminowania strat. Ponadto w przypadku sporządza-nia bilansu, jak wskazuje praktyka, nawet niewielkie opóźnienia w większej grupie nie odzyskanych należności mogą spowodować duże pogorszenie wyników i wpłynąć negatywnie na sprawozdawczość finansową.

2.

Identyfikacja ryzyka i jego oszacowanie.

Ryzyko bardzo często postrzegane jest jako zagrożenie dla funkcjonowania firmy lub jej istnie-nia. Z tego punktu widzenia można je rozumieć jako wroga. Nic bardziej błędnego. Ryzyko gospodar-cze istniało i zawsze będzie towarzyszyć wszelkiej działalności na wolnym rynku. Należy się do niego przyzwyczaić, oswoić, ale przede wszystkim należy je zidentyfikować. Wtedy można nim sprawnie kierować, kontrolować oraz utrzymywać je świadomie na określonym poziomie.

Do identyfikacji ryzyka przydatne jest narzędzie w postaci portfela Klientów i związanego z nim portfela należności. Ostatecznym momentem alarmującym staje się wtedy chwila, gdy procentowe ujęcie wskazuje na przechylanie się wskaźnika na rzecz klientów, którzy nie płacą lub nie płacą termi-nowo.

a. Przyczyny powstawania zadłużenia w obrocie gospodarczym.

Przyczyny – (ryzyka) – zewnętrzne.

 Żywiołowy rozwój gospodarki wolnorynkowej
 Zróżnicowanie form własnościowych i prawnych
 Zmiany finansowania w szkolnictwie i służbie zdrowia
 Konkurencyjność powodująca obniżenie zyskowności
 Wymogi prawne – obrót bezgotówkowy
 Utrudniony dostęp do kredytów obrotowych i inwestycyjnych oraz koszty ich obsługi
 Wysokie koszty oraz czasochłonność postępowania sądowego i egzekucyjnego
 Obniżanie ustawowych odsetek od przeterminowanych płatności
 Niewywiązywanie się przez spółki prawa handlowego z obowiązków składania bilansu i uaktualniania danych rejestrowych
 Trudności w dostępie do informacji urzędowych ( nadinterpretacja ustawy o ochronie danych osobowych )
 Brak konsekwencji prawnych wynikających z doprowadzenia do upadłości firm
 Brak centralnych rejestrów firm zadłużonych

Przyczyny – ( ryzyka ) – wewnętrzne.

 Niedostateczna analiza kontrahentów i ich wiarygodności
 Swoisty konflikt interesów pomiędzy działami handlowymi a działami finansowymi
 Niewłaściwy sposób dokumentowania transakcji
 Niska kultura prawna przedsiębiorców, brak wykwalifikowanych i doświadczonych kadr
 Zły system monitorowania kontrahentów i kontrolowania płatności
 Wysokie koszty związane z utrzymaniem specjalistów zajmujących się dochodzeniem na-leżności
 Błędny system wynagradzania
 Brak praktycznego zastosowania sposobów zabezpieczenia transakcji
 Źle pojęty liberalizm wobec nieterminowych Klientów ( spadek prestiżu )
 Zachwianie równowagi w portfelu klientów
 Błędne pojęcie konkurencji powodujące brak przepływu informacji w poszczególnych bran-żach
 Późna reakcja wobec dłużników.


b. Konsekwencje nieterminowych płatności


 Zachwianie płynności finansowej
 Zasada łańcucha zobowiązań
 Finansowanie działalności gospodarczej dłużnika
 Zmniejszenia rentowności firmy
 Pogarszający się portfel klientów
 Konieczność zaciągania kredytów
 Brak środków na inwestycje i rozwój


c. Szacowanie ryzyka – kryteria.


Niezmiernie istotne jest, aby w procesie szacowania ryzyka dostosować je do specyfiki każdego z kontrahentów. Indywidualizacja jest w tym względzie niezbędna. W ramach portfela kontrahentów należy ich odpowiednio podzielić na grupy. Kryteriami podziału powinny być w tym przypadku terminy płatności. Konieczność stosowania rozmaitych terminów wynika ze specyfiki współpracy z każdym z Klientów oraz różnorodności stosunków wewnętrznych i przepływu kapitału u naszych kontrahentów. Niejednokrotnie może się okazać, że nasz Klient będzie nam płacił skrupulatnie i terminowo, ale w przypadku wydłużenia terminu płatności, np. z 14 do 30 dni. Maleją wówczas koszty i nakłady moni-torowania, a współpraca staje się bardziej elastyczna, pogłębiona i dostosowana do potrzeb każdej ze stron.


Prawdopodobieństwo wystąpienia.


Ryzyko potencjalne zawsze może się okazać bardzo realne. Nie zawsze jednak tak musi się zdarzyć. Dlatego bardzo istotne jest odpowiednie przewidywanie. Jakie jest prawdopodobieństwo, że dany kontrahent nie zapłaci? Należy uwzględniać całokształt stosunków z danym kontrahentem, a nie jedynie określoną transakcję. Uwagi wymaga wypłacalność ( zdolność kredytowa ) kontrahenta zmie-niająca się w czasie, jak również sezonowość związaną z cyklami biznesowymi. Kryteriów może być wiele i są one wyraźnie zindywidualizowane, ale ryzyko musi wykazywać określony stopień prawdopo-dobieństwa, aby podejmować działania w celu jego wyeliminowania.


Częstotliwość występowania.


Ryzyko, które spełni się w sposób jednokrotny nie powinno być niebezpieczne. Ale już notorycz-ne, chociaż niewielkie opóźnienia w płatnościach mogą sugerować, że możliwości płatnicze kontra-henta się pogarszają i należy rozważyć możliwość monitoringu, windykacji lub faktoringu, aby nie popaść w problemy z regulowaniem własnych płatności.


Istotność.


Ryzyko, które w istotny sposób nie wpływa na finanse przedsiębiorstwa nie wymaga reakcji. Je-żeli np. kontrahent od kilku lat opóźnia się z płatnością wyłącznie w jednym, określonym miesiącu, co jest związane z jego kalendarzem dostaw, to działania windykacyjne mogłyby zostać uznane za co najmniej nielojalne. Dlatego zapobieganie istotnym zagrożeniom dla cyklu rozliczeniowego musi rów-nież zostać oparte na parametrze wpływu na całokształt finansów, a nie jedynie na określony, pojedyn-czy przypadek.



3.

Zarządzanie ryzykiem finansowym.

a. Sposoby minimalizowania prawdopodobieństwa wystąpienia nieterminowych płat-ności oraz zabezpieczanie wierzytelności.

 Dokumentacja – kompletowanie dokumentów
 Analiza kontrahenta – notatki o Kliencie, teczki Klientów
 Stałe monitorowanie terminów płatności
 Korzystanie z baz danych biur Inkasso i wywiadowni gospodarczych
 Wywiad lokalny – tworzenie branżowej wymiany informacji
 Właściwe dokumentowanie transakcji
 Korzystanie z usług specjalistów
 Stosowanie zabezpieczeń



b. Właściwe zabezpieczanie transakcji handlowych.


Jednym z elementów zmniejszenia ryzyka związanego z konsekwencjami braku terminowej za-płaty jest właściwe zabezpieczenie transakcji. Ma ono na celu próbę zaspokojenia wierzyciela w sytuacji braku woli zapłaty przez dłużnika lub jego niewypłacalności.

Na rynku krajowym zauważalne jest niewielkie zainteresowanie tego typu instrumentami. Powo-dowane to jest źle rozumianą “konkurencją” w poszczególnych branżach oraz oporem przed rozbudo-wywaniem infrastruktury dla potrzeb tworzenia, ewidencjonowania i archiwizowania dokumentacji. Regułą jest wręcz brak podstawowych dokumentów rejestrowych swoich odbiorców. To wszystko sprzyja rozwojowi dynamicznego, lecz mało wiarygodnego popytu. Może to mieć zasadniczy wpływ na skuteczność dochodzenia roszczeń finansowych.

Dla wielu przedsiębiorców wystarczającym zabezpieczeniem transakcji jest faktura z odroczo-nym terminem płatności. Z doświadczeń Kaczmarski Inkasso wynika, że jest to błędne mniemanie. Pomijając nawet zagrożenie udzielenia kredytu kupieckiego podmiotowi działającemu z zamiarem oszustwa, gdzie dodatkowe zabezpieczenie jest kolejnym elementem weryfikacji jego wiarygodności, normalną koleją rzeczy jest chwilowa bądź trwała utrata płynności finansowej wiarygodnych dotąd partnerów, powodowana błędnym zarządzaniem, przeinwestowaniem, czy gorszą koniunkturą rynko-wą.

Konsekwencją stworzenia portfela kontrahentów jest konieczność dostosowania sposobu za-bezpieczenia zawieranych z nimi transakcji do ich możliwości. Dlatego trudno jest np. wymagać od niewielkiej, kilkuosobowej firmy zabezpieczenia na nieruchomości, której firma ta po prostu nie posia-da. Stąd powinna nastąpić gradacja wśród samych Klientów pod względem, czy dane zabezpieczenie będzie w ogóle możliwe do spełnienia przez danego kontrahenta. Ponadto sposób zabezpieczenia musi być adekwatny do rozmiarów ryzyka, musi być zindywidualizowany, nie sposób np. wymagać zabezpieczenia w formie weksla in blanco lub zastawu w przypadku należności w niewielkich, minimal-nych wręcz kwotach. Również nieodpowiednie jest wymaganie notarialnego poddania się egzekucji w przypadku niewielkich stosunkowo obrotów z danym kontrahentem, którym trudno ponadto przypisać walor cykliczności i ciągłości w czasie.

Z tych również względów rozważyć należy o wiele mniej skomplikowane i kosztowne sposoby zabezpieczenia transakcji. Mowa tu o prostym teście wiarygodności, który już na wstępie pozwoli nam na psychologiczną ocenę. Jeżeli zasugerowanie na początku współpracy możliwości zabezpieczenia należności w prosty i niedrogi sposób, spotka się z kategoryczna odmową, to może to dać sygnał, że Klient nie ma uczciwych zamiarów.






Zabezpieczenia:

 Hipoteka – Do ustanowienia hipoteki konieczny jest wpis do księgi wieczystej. Hipoteka za-bezpiecza jedynie wierzytelności pieniężne i może być wyrażona tylko w oznaczonej sumie pieniężnej. W granicach przewidzianych przez KPC hipoteka zabezpiecza także roszczenia o przyznane koszty postępowania. Hipoteka nie powoduje bezpośredniego nabycia własno-ści przedmiotu hipoteki ( nieruchomości ), bowiem zaspokojenie następuje poprzez sądowe postępowanie egzekucyjne ( sprzedaż ). Ustanowienie hipoteki powoduje pierwszeństwo w zaspokojeniu wierzytelności oraz skutkuje również w stosunku do nabywców nieruchomości. Doświadczenia Kaczmarski Inkasso pozwalają na określenie hipoteki jako środka zabezpie-czającego o dużej skuteczności. Zobowiązany, którego nieruchomość została objęta tym środkiem, nie ma w praktyce możliwości ukrycia bądź usunięcia źródła majątkowego, na którym ustanowiono zabezpieczenie. Do ujemnych aspektów należy niestety zaliczyć dość długą i skomplikowaną procedurę jej ustanawiania i te właśnie czynniki możemy uznać jako determinujące jego stosunkowo niewielka popularność wśród podmiotów gospodarczych.

 Poręczenie – Poręczający jest zobowiązany do wykonania zobowiązania w przypadku nie-wykonania przez dłużnika. Poręczony może zostać każdy dług, zaś w przypadku, gdy chodzi o dług przyszły, przepisy KC wymagają, by poręczenie zostało udzielone do wysokości z gó-ry oznaczonej. W przeciwieństwie do hipoteki, łatwość i brak wymogów formalnych w ustanawianiu tego środka sprawia, że jest on jednym z najczęściej stosowanych rodzajów zabezpieczania wierzytelności. Odpowiedzialność solidarna poręczyciela znacznie ułatwia skuteczne postępowanie egzekucyjne ze względu na wielość potencjalnych źródeł majątko-wych.

 Weksel – jest papierem wartościowym, który powinien spełniać określone wymogi formalne. Ich spełnienie powoduje uczynienie z weksla niezwykle skutecznego, z uwagi na bezsporny jego charakter, narzędzia w dziedzinie zabezpieczenia transakcji handlowych. Dowód z we-ksla w postępowaniu sądowym znacznie ułatwia uzyskanie tytułu wykonawczego, szczegól-nie w świetle ostatnich zmian w KPC. Wierzytelności zabezpieczone wekslem sąd uznaje z zasady za bezsporne.

 Notarialne poddanie się rygorowi egzekucji – w formie aktu notarialnego stanowi tytuł eg-zekucyjny. Sporządzenie tego dokumentu pozwala na ograniczenie postępowania sądowego do nadania klauzuli wykonalności. Praktyka wykazuje, że wykorzystanie tego środka zabez-pieczającego znacznie skraca etap postępowania sądowego. Wymierną korzyścią dla wie-rzyciela są również niższe koszty dochodzenia roszczeń, ponieważ ponosi on jedynie opłatę za nadanie klauzuli wykonalności i unika kosztów zastępstwa procesowego.

 Ubezpieczenie transakcji – wymaga w realiach rynku krajowego szczegółowej weryfikacji wiarygodności kontrahentów, co nie pozwala na szerokie i częste stosowanie tego niezwykle atrakcyjnego narzędzia zabezpieczenia.

c. Ocena wiarygodności partnera gospodarczego.

Przewidywanie przyszłych konsekwencji własnych działań gospodarczych wymaga zachowania odpowiedniego dystansu do współpracy z partnerami. Przede wszystkim zasada ograniczonego zaufa-nia wymaga wstępnego zweryfikowania deklaracji podmiotów gospodarczych, z którymi zamierzamy w przyszłości współpracować. Pozwala to na uniknięcie wielu przykrych niespodzianek oraz odpowiednie kierowanie zakresem współpracy. Ponadto bieżące weryfikowanie postępowania i sytuacji naszych kontrahentów ułatwia strategię rozwoju oraz zwiększa bezpieczeństwo finansów firmy.

d. Stworzenie portfela kontrahentów.

Skuteczne zarządzanie ryzykiem finansowym powinno opierać się również na właściwym kształtowaniu bieżącej współpracy z kontrahentami i świadomym sterowaniu tym procesem. Właściwa polityka wobec Klientów wymaga stworzenia specyficznego ich rankingu i opracowania odrębnych zasad współpracy w zależności od takich kryteriów jak: wielkość obrotów, terminowość płatności, możliwość dalszego rozwoju współpracy, i inne. Pozwala to śledzić na bieżąco wielkość wymiany handlowej z każdym z Klientów i kształtować własny portfel wierzytelności, uwzględniający taki stopień ryzyka, który uważamy za dopuszczalny.

4.

Reakcja na przeterminowane należności.

 Stałe monitorowanie kontrahentów
 Kontrolowanie płatności
 Natychmiastowa reakcja
 Poważne traktowanie wszystkich kwot
 Wykorzystywanie zabezpieczeń ( szczególnie wysokie transakcje )
 Profesjonalna windykacja.

a. Samodzielna windykacja – korzyści i wady

 Postępowanie polubowne – nowe stanowiska pracy, pogorszenie stosunków wierzyciel – Klient, kolizja interesów dział handlowy – dział finansowy. Pozytywy – możliwość przymknię-cia oka na niewielkie opóźnienia w płatnościach, utrzymywanie kontaktu z Klientami.
 Postępowanie sądowe – Radca Prawny, koszty zastępstwa procesowego.
 Postępowanie egzekucyjne – koszty zastępstwa egzekucyjnego, długi czas oczekiwania, utrudniony kontakt z Komornikiem.

b. Windykacja zewnętrzna – korzyści i wady

 Postępowanie polubowne – wszechstronność, kompleksowość, doświadczenie, warsztat.
 Postępowanie sądowe – unikanie kosztów procesowych, kompleksowe prowadzenie spraw na etapach: upominawczym, nakazowym i zwykłym.
 Postępowanie przedegzekucyjne – negocjacje.
 Postępowanie egzekucyjne – poszukiwanie majątku, rozeznanie na rynku kancelarii komor-niczych, stały kontakt z Komornikiem, doświadczenie.

5.

Outsourcing obsługi / zarządzania wierzytelnościami – metoda poszukiwań rozwią-zań alternatywnych.

Zlecanie obsługi wierzytelności w całości lub w części jest rozwiązaniem korzystnym z punktu widzenia kalkulacji kosztów. Wyspecjalizowane Instytucje oferują profesjonalną obsługę w tym zakre-sie, która z uwagi na koszty jest po prostu opłacalna. Nie występuje w tym przypadku konieczność inwestowania w tworzenie nowych struktur, ludzi i środki trwałe. Doświadczenie oferowane przez firmy zewnętrzne oraz zryczałtowane koszty obsługi powodują, że można część najbardziej uciążliwych wierzytelności lub pewną grupę kontrahentów, z którymi nie chcemy zrywać współpracy, po prostu przekazać w ręce specjalistów. W przypadku samodzielnych działań muszą one zazwyczaj dotyczyć wszystkich kontrahentów, co nie zawsze jest konieczne. Ponadto rozliczenia z kontrahentami nie muszą być kluczowym obiektem zainteresowania firmy, a odpowiednie środki i potencjał można prze-łożyć na działania operacyjne i rozwój przedsiębiorstwa.

Istnieje wiele rozwiązań alternatywnych i odpowiadających im produktów na rynku.

 Cesja
 Faktoring
 Kompensata
 Barter
 Kredyt w rachunku bieżącym
 Ubezpieczenie

Dokładne ekonomicznej oceny wad i zalet alternatywnych rozwiązań i produktów finansowych pozostawiam z uwagi na program konferencji pozostałym prelegentom. Jednocześnie chciałbym wskazać na kwestię dotyczącą kierunku rozwoju rynku wierzytelności. Doświadczenia Kaczmarski Inkasso wskazują, iż przyszłość należy do profesjonalnego zarządzania wierzytelnościami poprzez ich kompleksowość i bogatą ofertę. Niezaprzeczalnie nastąpi zbliżenie oferty do potrzeb i preferencji Klienta.

Dlatego też oferowanie wyłącznie jednego produktu nie jest już rozwojowe. Należy przeprowa-dzić pewną konsolidację, również w branży zarządzania wierzytelnościami. Nie należy wyciągać z tego wniosków, że wszystkie firmy muszą opracować i oferować podobne produkty. Rozwiązaniem wydaje się być pogłębiona współpraca i kooperacja w dziedzinie zbytu, np. na zasadzie agentury. Nie wykluczam oczywiście współpracy na etapie koncepcyjnym i oczekuję, że również ta konferencja pozwoli nam na dyskusję na ten temat, do której osobiście zapraszam.

6.

Ocena jakości zarządzania portfelem wierzytelności jako kryterium wyboru partne-ra je obsługującego.

Każda profesjonalna firma obsługująca wierzytelności powinna spełniać kilka podstawowych kryteriów:

 Przede wszystkim powinna posiadać ogólnopolską strukturę, co zdecydowanie usprawnia obsługę Klientów
 W ofercie powinny się znajdować propozycje kompleksowych działań ( negocjacje, postę-powanie sądowe i egzekucyjne, poszukiwanie majątku dłużnika, wyjawianie majątku dłużnika przez sądem )
 Precyzyjny i elastyczny scenariusz negocjacji
 Oferowanie i szkolenia w dziedzinie działań prewencyjnych
 Efekt – usystematyzowanie działań mających na celu poprawienie płynności finansowej Klientów oraz dostosowanie się do potrzeb i oczekiwań Klientów
 Efekty w postaci wyegzekwowanych kwot
 Z drugiej strony brak skuteczności w zakresie egzekwowania może wynikać ze zbyt po-chopnego wyboru kontrahentów, braku zabezpieczeń oraz merytorycznie nieprawidłowego do-kumentowania transakcji, co w efekcie pozwala dłużnikowi skutecznie uchylać się od zapłaty
 Braki w dokumentacji oraz niestosowanie zabezpieczeń lub stosowanie niewłaściwych może również prowadzić do komplikowania lub nieskuteczności postępowania sądowego, dlatego warto podczas oceny firmy windykacyjnej zastanowić się najpierw nad własnym systemem dobo-ru kontrahentów, dokumentowania transakcji oraz szerszego stosowania zabezpieczeń, tak aby nie przypisywać skutków własnych słabości i braków, czynnościom firm profesjonalnie zajmują-cych się dochodzeniem roszczeń.




Mirosław Dzięgielewski, Kaczmarski Inkasso